Làm sao để biết bản thuyết trình của bạn tốt hay tệ tới đâu

Posted on Mar 5, 2015

Làm sao để biết bản thuyết trình của bạn tốt hay tệ tới đâu

Nếu theo góc nhìn của của Seth Godin và Guy Kawasaki, trên thực tế chỉ có 1% những người thuyết trình dùng Powerpoint đạt được mục tiêu đề ra.

Hiện nay, các file thuyết trình (chủ yếu là định dạng powerpoint của Microsoft) được sử dụng hết sức rộng rãi trên thế giới và tại Việt Nam để truyền bá ý tưởng, giới thiệu công ty, dự án, sản phẩm, dịch vụ, giảng dạy. Có thể nói thuyết trình là một trong phương thức được sử dụng hết sức rộng rãi, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, và file thuyết trình Powerpoint là công cụ chủ yếu.

Tin180.com_676
Thuyết trình đóng vai trò ngày càng quan trọng trong các tổ chức

Theo ước tính trên mạng gần đây, trên thế giới có khoảng 300 triệu người sử dụng file thuyết trình, mỗi ngày có khoảng 30 triệu file được trình diễn và ngay thời điểm này có tới hàng triệu người đang thuyết trình. Gần như tất cả mọi người đều tự làm lấy file thuyết trình của mình. Tuy nhiên không phải ai cũng làm tốt được việc này.

Mọi việc không đơn giản như vậy

Theo Seth Godin, cựu phó chủ tịch tiếp thị trực tiếp của Yahoo và hiện là một diễn giả, tác giả nổi tiếng trên thế giới, sau nhiều năm xem không biết bao nhiêu các file thuyết trình phải thốt lên rằng “Gần như tất cả các thuyết trình PowerPoint như trứng thối”.

Guy Kawasaky, một nhà tư bản nổi tiếng tại Thung lũng Silicon, người từng một thời chịu trách nhiệm marketing cho máy tính Macintosh của Apple cũng có kinh nghiệm tương tự. Ông thậm chí còn tuyên bố mạnh bạo hơn “95% các thuyết trình là vứt đi. Có thể tôi hơi nó quá. Thực ra nó là 99%”.

Tin180.com_674
Thuyết trình kém để lại hậu quả không nhỏ

Và quan điểm này cũng được cộng đồng người dùng trên thế giới đồng tình. Chẳng thế, cụm từ “Chết vì powerpoint” (Death by PowerPoint) nên nổi tiếng trên internet.

Chẩn bệnh

Theo anh Nguyễn Mạnh Tuấn, quản lý Adamo Studio , dịch vụ chuyên thiết kế và đào tạo thuyết trình cho biết cơ bản là mọi người nghĩ đưa nội dung vào file Powerpoint là đã có được file thuyết trình. Nói cách khác, cách mọi người đối xử với Powerpoint giống như cách họ xử sự với Word và do đó, Powerpoint trở thành 1 dạng tài liệu có đuôi ppt (hoặc pptx). “Theo tôi, điều đầu tiên để có kết quả tốt là phải thay đổi cách đối xử với Powerpoint.”

Theo chị Minh Hồng – chuyên viên kinh doanh công ty bất động sản thì ” Chúng tôi thường xuyên phải sử dụng file thuyết trình thường xuyên để giới thiệu dự án bạc tỉ cho khách hàng. Tuy nhiên, phần lớn là mọi người truyền kinh nghiệm cho nhau mà không ai được đào tạo bài bản để có được 1 buổi thuyết trình thực sự hiệu quả. Và chúng tôi cũng không thấy có 1 dịch vụ nào ở Việt Nam trợ giúp chúng tôi việc này nên cuối cùng vẫn là phải tự làm theo kinh nghiệm.”

Tin180.com_675
Steve Job được coi là 1 trong những nhà diễn thuyết vĩ đại nhất thế giới

Thực tế với nhiều người phải tiếp xúc với các file thuyết trình hàng ngày thì tham gia một buổi thuyết trình là một sự mất thời gian. Chị Lan của Tổng công ty thương mại Hà Nội thì thấy rằng “Tôi thường tham dự các hội thảo xúc tiến thương mại quốc tế. Đôi khi xem tài liệu của đối tác lại thấy hấp dẫn hơn bởi những buổi thuyết trình chỉ là đọc lại những gì đã in. Với trường hợp này thì tự đọc tài liệu vừa nhanh và hiệu quả hơn.”

Đây cũng là trải nghiệm của phần lớn những người khác. Nội dung thuyết trình lê thê, người thuyết trình mải mê đọc nội dung hiện trên màn chiếu, thiếu tiếp xúc với người nghe. Thiết kế đôi khi bắt mắt, nhưng cũng không ăn nhập nhiều với nội dung. Trình bày số liệu thường gây rối cho người xem nhiều hơn là làm rõ được điều gì…Tóm lại, nó giống như những buổi đọc tài liệu được trình chiếu.

Hậu quả thấy được

Nếu theo góc nhìn của của Seth Godin và Guy Kawasaki, trên thực tế chỉ có 1% những người thuyết trình dùng Powerpoint đạt được mục tiêu đề ra. Như vậy, 99% thuyết trình tạo thất bại. Và thuyết trình thất bại tất yếu dẫn tới thất bại của mục tiêu đặt ra.

Đầu tiên phải kể tới lãng phí thời gian. Với 30 triệu buổi thuyết trình diễn ra mỗi ngày, trung bình mỗi buổi 1 giờ với 10 người tham gia thì đã có cả trăm triệu giờ lao động bị lãng phí. Đó là chưa kể việc buổi thuyết trình thất bại gây ra phản ứng ngược, dẫn tới hợp đồng vào tay đối thủ (hoặc ít nhất là không được ký với bạn), sản phẩm và dịch vụ tốt bị khách hàng tiềm năng quay lưng, dự án tốt không được các nhà đầu tư đánh giá đúng (có thể họ đã ngủ khi bạn thuyết trình), các chiến dịch vận động xã hội không được các nhà tài trợ và xã hội đón nhận…Và nếu muốn khắc phục các hậu quả này thì phải nỗ lực gấp nhiều lần nữa.

Làm sao để biết file thuyết trình của bạn tốt hay tệ tới đâu

Làm bài khảo sát dưới đây, mỗi câu trả lời “Có” được cho 1 điểm, “Không” được 0 điểm

– Bạn có biết đặc điểm người tham gia buổi thuyết trình? (tuổi tác, sở thích, nghề nghiệp, mong muốn công việc…)

– Bạn có biết người tham gia muốn nghe được điều gì từ bạn? (không phải là điều bạn muốn nói)

– Buổi thuyết trình có 1 thông điệp rõ ràng, cụ thể và đúng đối tượng tham gia?

– Nội dung thuyết trình có được xây dựng dựa trên cấu trúc hợp lý và liền mạch?

– Các dữ liệu trong file có phù hợp, thuyết phục , đáng tin cậy và trình bày đơn giản?

– Phần thuyết trình có gắn liền với một yếu tố nào đó gây xúc cảm cho người nghe?

– Màu sắc slide và các yếu tố có phù hợp với ngành nghề của bạn và khán giả tham gia?

– Số lượng và kích thước chữ trên mỗi trang có phù hợp để thuyết trình?

– Cách trình bày từng slide có dựa trên 1 format chuẩn chung cho toàn toàn bộ file?

– Bạn có tập luyện nhuần nhuyễn và lường trước cách xử lý các tình huống xảy ra trong buổi thuyết trình?

Chấm điểm

Từ 0 tới 3 điểm: tốt nhất là không nên thuyết trình để tránh lĩnh hậu quả

Từ 4 tới 6 điểm: buổi thuyết trình của bạn tạo ra được kết quả khiêm tốn so với những gì bạn đang trông đợi.

Từ 7 tới 10 điểm: chỉ cần thay đổi một chút thôi là thành công sẽ ở trong tầm tay bạn

Theo anh Tuấn thì yếu tố để tạo nên thành công của thuyết trình khá nhiều và phức tạp, nhưng Adamo Studio (http://adamo-studio.com ) đã giản lược chúng để cung cấp những yếu tố quan trọng và dễ thấy nhất cho người dùng tự đánh giá. “Khảo sát này của chúng tôi được mọi người đánh giá cao nhất ở điểm chỉ cần chưa tới 1 phút, họ đã có thể tự biết ngay được khả năng thành công đến đâu và những điểm cần phải điều chỉnh để đạt được thành công như dự kiến. Hoặc đôi khi, không thuyết trình nữa cũng là một lựa chọn khôn ngoan” anh Tuấn bổ sung thêm.